L'audit interne est un élément essentiel d'un système de management Qualité, Sécurité ou Environnement. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, il reste encore perçu comme une obligation liée à la certification ISO 9001, ISO 14001 ou ISO 45001.
Un audit interne peut pourtant apporter beaucoup plus qu'un simple constat de conformité.
Bien préparé et correctement conduit, il permet de vérifier que les dispositions prévues sont réellement appliquées, d'identifier les écarts, de détecter des risques parfois peu visibles et de faire émerger des pistes d'amélioration concrètes.
Mais comment réaliser un audit interne efficace ? Quelle méthode utiliser ? Qui peut auditer ? Que faut-il regarder ? Et surtout, comment faire en sorte que l'audit apporte une réelle valeur à l'entreprise ?
Un audit interne est une démarche structurée, planifiée et documentée qui consiste à recueillir des preuves afin de vérifier si un ensemble de critères définis est respecté.
Ces critères peuvent être différents selon l'objectif de l'audit :
L'audit interne QSE ne consiste donc pas simplement à "contrôler les documents".
L'auditeur cherche surtout à comprendre comment le système fonctionne réellement sur le terrain.
C'est cette différence entre ce qui est prévu et ce qui est effectivement réalisé qui rend l'audit particulièrement intéressant.
La première finalité d'un audit est de vérifier la conformité du système de management.
Mais les bénéfices vont bien au-delà.
Un audit permet notamment de :
Dans le domaine de la sécurité, par exemple, une procédure peut prévoir une vérification périodique d'un équipement. L'audit va permettre de vérifier non seulement que cette vérification est prévue, mais également qu'elle est réalisée, tracée et que les anomalies détectées donnent lieu à des actions.
En environnement, l'auditeur pourra vérifier qu'une exigence réglementaire identifiée dans l'analyse de conformité est effectivement maîtrisée sur le terrain.
En Qualité, il pourra examiner si les réclamations clients sont analysées, si les causes sont réellement recherchées et si les actions engagées permettent d'éviter la répétition du problème.
Un audit QSE réussi commence avant même la première réunion d'ouverture.
Une préparation insuffisante conduit souvent à un audit superficiel, trop large ou mal orienté.
La première étape consiste à définir clairement le périmètre.
Il peut s'agir :
Il faut ensuite déterminer les critères d'audit.
Par exemple, un audit du processus "Achats" peut porter sur ISO 9001, les exigences internes, les exigences clients et certains critères environnementaux.
Un audit sécurité peut s'appuyer sur ISO 45001, le DUERP, les procédures internes, les obligations réglementaires applicables et les dispositions opérationnelles.
L'auditeur doit également consulter les informations disponibles avant de se rendre sur le terrain.
Il peut notamment examiner :
Cette analyse permet de préparer un audit QSE ciblé sur les sujets qui présentent réellement des enjeux.
Le programme d'audit doit tenir compte des risques, des résultats précédents et de l'importance des activités.
Il n'est pas forcément pertinent de consacrer exactement le même temps à tous les processus.
Un processus présentant de nombreux écarts, des réclamations répétées ou des risques importants peut justifier un audit interne plus approfondi.
Le programme peut également prévoir plusieurs audits au cours de l'année plutôt qu'un audit unique très lourd.
Cette approche permet de mieux répartir la charge et de maintenir une dynamique d'amélioration continue.
L'audit interne commence généralement par une réunion d'ouverture.
Elle permet de rappeler :
L'auditeur entre ensuite dans la phase de collecte des preuves.
Il peut utiliser plusieurs méthodes complémentaires :
Les échanges avec les collaborateurs permettent de comprendre comment les activités sont réellement réalisées.
Il est préférable d'éviter les questions trop fermées.
Au lieu de demander : "Vous appliquez bien la procédure ?"
Il est souvent plus intéressant de demander : "Pouvez-vous me montrer comment vous procédez lorsqu'une anomalie est détectée ?"
La réponse sera généralement beaucoup plus instructive.
L'auditeur observe les pratiques directement sur le terrain.
En sécurité, cela peut concerner le port des EPI, la circulation, le rangement, les moyens de prévention ou les pratiques de travail.
En environnement, l'observation peut porter sur le stockage des produits, le tri des déchets, les rétentions ou la maîtrise des situations d'urgence.
En Qualité, elle peut concerner la réalisation d'une opération, l'identification d'un produit ou la gestion d'un enregistrement.
Les documents permettent de vérifier que les dispositions prévues existent.
Les enregistrements permettent surtout de vérifier qu'elles sont effectivement appliquées.
Cette distinction est importante car une procédure peut être parfaitement rédigée et pourtant ne pas être appliquée. L'audit QSE doit donc rechercher des preuves concrètes.
Un bon auditeur ne se contente pas d'une déclaration.
Il cherche à croiser différentes sources.
Par exemple, un responsable indique que les contrôles sont réalisés chaque mois.
L'auditeur peut alors demander : "Pouvez-vous me montrer les derniers contrôles ?"
Il pourra ensuite vérifier la cohérence entre le planning, les enregistrements et la situation observée sur le terrain.
Cette méthode permet de distinguer une pratique réellement maîtrisée d'une pratique simplement déclarée.
Lorsqu'un écart est constaté, il doit être décrit de manière factuelle.
Une bonne rédaction permet de répondre à trois questions :
Il faut éviter les formulations trop générales.
Par exemple : "Le suivi des formations n'est pas satisfaisant." Cette formulation est difficilement exploitable.
Il est préférable d'indiquer précisément ce qui a été constaté, sur quelle exigence le constat repose et quelles preuves ont été examinées.
La précision du constat facilite ensuite la recherche de la cause et la définition d'une action adaptée.
Tous les constats d'audit ne sont pas des non-conformités.
Une non-conformité correspond à un non-respect d'une exigence applicable.
Une observation peut attirer l'attention sur une situation qui présente un risque ou une faiblesse, sans constituer nécessairement une non-conformité.
Une piste d'amélioration peut enfin permettre de renforcer l'efficacité d'un dispositif déjà conforme.
Cette distinction apporte de la crédibilité à l'audit.
Si tout devient une non-conformité, le rapport perd progressivement sa valeur.
Le rapport doit être suffisamment précis pour permettre à l'entreprise d'agir, mais également suffisamment synthétique pour être réellement utilisé.
Il peut comprendre :
Le rapport ne doit pas simplement restituer ce qui s'est passé pendant l'audit.
Il doit permettre au management de comprendre les principaux enseignements.
C'est probablement la partie la plus importante.
Un audit qui se termine par un rapport sans suivi des actions apporte une valeur limitée.
Chaque écart doit être analysé afin d'identifier sa cause et de définir une action adaptée.
Il faut ensuite vérifier l'avancement et, lorsque cela est nécessaire, l'efficacité des actions.
La fermeture d'une action ne devrait donc pas uniquement consister à constater qu'un document a été modifié.
Il faut également se demander si le problème a réellement été traité et s'il ne risque pas de réapparaître.
L'audit interne ne doit pas être vécu comme une inspection ou une recherche de responsables.
L'objectif est de comprendre le fonctionnement du système et d'identifier les possibilités de progrès.
La qualité d'un audit QSE dépend autant de la compétence de l'auditeur que de sa capacité à dialoguer avec les équipes.
Un bon auditeur sait poser les bonnes questions, écouter, observer, vérifier et restituer les faits avec objectivité.
Qu'il concerne la Qualité, la Sécurité ou l'Environnement, l'audit interne constitue ainsi un véritable outil de pilotage lorsqu'il est intégré au fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Un audit interne QSE utile n'est pas celui qui produit le plus de constats. C'est celui qui permet à l'entreprise de mieux maîtriser ses activités et de progresser durablement.
Djallel BENCHALLAL
